Tietosuoja, valtion yhteiset tiedot

Valtion henkilöstön henkilötietoja käsitellään valtioneuvostolle ja valtion organisaatioille tuotettavissa lakisääteisissä analysointi- ja raportointipalveluissa. Toiminnassa hyödynnetään valtion yhteisten konsernipalveluiden tuottajien tietoja. Tietoja voidaan hyödyntää myös tutkimustoiminnassa.

Analysointi- ja raportointipalvelutehtävässä tietojen käsittelyn lainmukaisuus perustuu tietosuojaasetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen, joka on säädetty valtiokonttorista annetussa laissa (15.2.1991/305 2 c §) ja Valtion henkilöstö- ja taloushallinnon palvelukeskuksesta annetussa laissa (8.2.2019/179 1 b §).

Analysointi- ja raportointipalvelutoiminnassa hyödynnetään tietoja valtion yhteisten
konsernipalveluiden tuottajien tietorekistereistä ja ne voivat sisältää valtion henkilöstön henkilötietoja sekä joissain tapauksissa hankintojen toimittajien henkilötietoja. Toiminnassa voidaan käyttää myös muuta analysointi- ja raportointipalvelujen toteuttamisen kannalta tarpeellista tunnisteetonta tietoa sekä muuta julkista tietoa.

Käsittelemme henkilötietoja säädösten ja hyvän hallintotavan mukaisesti. Henkilötietoja säilytetään tietoalustalla lähtökohtaisesti vain sen aikaa ja siinä laajuudessa kuin se on analysointitoimeksiantojen ja raportoinnin kannalta välttämätöntä. Henkilötietoja säilytetään enintään vuosi analysointitapauksen tai raportoinnin päättymisen jälkeen, mikäli jatkotarpeita samasta aiheesta ei ilmene.

Tutustu analysointi- ja raportointitoiminnassa käytettäviin valtion yhteisiin tietoalueisiin PowerBI-navigaattorin avulla >

HUOM. Tietosisältönavigaattoria päivitetään sitä mukaa, kun tietoalueita määritellään.

Henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot:

  • Henkilötietojen käsittely Valtiokonttorin analysointi- ja raportointipalveluissa

    1. Rekisterinpitäjä

    Nimi: Valtiokonttori
    Osoite: Sörnäisten rantatie 13, PL 14, 00054 Valtiokonttori
    Puhelinvaihde: 0295 50 2000
    Sähköposti: kirjaamo(at)valtiokonttori.fi

    Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
    Denis Galkin, p. 0295 50 2165, denis.galkin(at)valtiokonttori.fi

    Rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä kysymyksissä, tietosuojavastaava:
    Heikki Kangas, p. 0295 50 2156, tietosuojavastaava(at)valtiokonttori.fi

    2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

    Käsittelemme henkilötietoja valtioneuvostolle tuotettavassa lakisääteisessä analysointi- ja raportointipalvelutehtävässämme. Toiminnassa hyödynnetään valtion yhteisten konsernipalveluiden tuottajien tietoja – mukaan lukien henkilöstön tietoja. Tietojen avulla tuotetaan analysointi- ja raportointipalveluita valtioneuvoston valmistelun ja päätöksenteon tueksi. Tietoja voidaan hyödyntää myös tutkimustoiminnassa.

    Lisäksi tallennamme asiakasrekisteriimme toimeksiantokohtaisesti asiakkaan yhteyshenkilöiden nimitiedot asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen liittyviin tarkoituksiin.

    3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

    Analysointi- ja raportointipalvelutehtävässä tietojen käsittelyn lainmukaisuus perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen, joka on säädetty valtiokonttorista annetussa laissa (15.2.1991/305 2 c §).

    Käsitellessämme asiakasrekisterin tietoja, on käsittelyn perusteena asiakkaan antama toimeksianto.

    4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

    Analysointi- ja raportointipalvelutoiminnassa hyödynnetään tietoja valtion yhteisten konsernipalveluiden tuottajien tietorekistereistä. Nämä rekisterit sisältävät talouden ja toiminnan tietojen lisäksi valtion henkilöstön henkilötietoja sekä joissain tapauksissa hankintojen toimittajien henkilötietoja. Käsiteltävää tietoa voidaan yhdistää myös muuhun tarpeelliseen ja saatavilla olevaan tietoon siinä laajuudessa, kuin käsittelyn edellytys täyttyy.

    Analysointi- ja raportointipalvelutoiminnassa ei käsitellä luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus) 9 artiklassa tarkoitettuja erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Tästä on kuitenkin poikkeus, sillä tietoa sairaudesta, ammattitaudista tai työtapaturmasta aiheutuneen poissaolon kestosta käsitellään. Tästä on erikseen säädetty valtiokonttorista annetussa laissa (15.2.1991/305 2 c § 2 momentti).

    Tietoja käsiteltäessä noudatetaan valtiokonttorista annettua lakia sekä asianmukaisia suojatoimia. Ennen tietojen siirtämistä analysoitavaksi tiedot suojataan pseudonymisoimalla. Analysointi- ja raportointipalvelutoiminnassa syntyvät julkaistavat tulokset anonymisoidaan tai aggregoidaan siten, ettei yksittäistä henkilöä voi tunnistaa, ellei analyysia tai raporttia tuoteta taholle, jolla on oikeus käsitellä sille luovutettavia henkilötietoja.

    Asiakasrekisteriin tallennetaan yhteyshenkilöiden nimet.

    5. Mistä lähteistä henkilötiedot on kerätty?

    Analysointi- ja raportointipalvelutoiminnassa hyödynnetään sellaisia valtion yhteisten konsernipalveluiden tuottajien rekistereitä, joissa on valtion virastoja ja laitoksia koskevia toiminnan suunnittelun ja seurannan, talous- ja henkilöstöhallinnon, yhteisen perustietotekniikan, hankintojen hallinnan, toimitilahallinnan, keskitettyjen koulutuspalvelujen, hanke- ja projektihallinnan ja organisaatiorakenteen tietoja. Valtion yhteisiä konsernipalveluiden tuottajia ovat Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori, Digi- ja väestötietovirasto, Senaatti-kiinteistöt, Hansel Oy ja Haus kehittämiskeskus Oy.

    Edellä mainittuihin rekistereihin sisältyy valtion henkilöstön henkilötietoja sekä hankintoihin liittyvien toimittajien henkilötietoja. Toiminnassa voidaan käyttää myös muuta analysointi- ja raportointipalvelujen toteuttamisen kannalta tarpeellista tunnisteetonta tietoa sekä muuta julkista tietoa.

    6. Henkilötietojen siirto tai luovuttaminen

    Henkilötietoja ei luovuteta lähtökohtaisesti Valtiokonttorin ulkopuolelle. Työnantajatoimintaa tukevissa toimeksiannoissa analyysin lopputuloksia voidaan käsitellä henkilötasolla, mikäli toimeksiantajalla on henkilötietojen käsittelyyn lakisääteinen oikeus.

    Valtiokonttorissa tietoja käsittelevät vain ne virkamiehet tai Valtiokonttorin toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Pääsy tietojärjestelmiin on rajattu käyttöoikeuksilla. Henkilötietoja käsittelevät tehtävään koulutetut data-analyytikot ja datainsinöörit.

    7. Tietojen siirtäminen ja luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

    Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

    8. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

    Valtiokonttori ei tee analysointi- ja raportointipalvelutoiminnassa hyödynnettäviin henkilötietoihin perustuvaa automaattista päätöksentekoa tai henkilöiden profilointia.

    9. Henkilötietojen säilyttäminen

    Henkilötietoja säilytetään tietoalustalla lähtökohtaisesti vain sen aikaa ja siinä laajuudessa kuin se on analysointitoimeksiantojen tai raportoinnin kannalta välttämätöntä. Henkilötietoja säilytetään enintään vuosi analysointitapauksen tai raportoinnin päättymisen jälkeen, mikäli jatkotarpeita samasta aiheesta ei ilmene.

    Asiakasrekisterin henkilötietoa säilytetään, kunnes rekisterinpitäjän ja asiakkaan välisen suhteen voidaan nähdä päättyneen. Päättymisaika määritellään toimeksiannon viimeisimmän käsittelypäivän mukaan, johon lisätään viisi vuotta.

    10. Rekisteröidyn oikeudet analysointi ja raportointipalveluissa

    Rekisteröidyllä on oikeus pyytää Valtiokonttorilta pääsy häntä koskeviin tietoihin sekä oikeus pyytää tietojen oikaisemista.

    Koska henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan tarkoittamaan lakisääteisen tehtävän suorittamiseen, ei rekisteröidyllä ole tietosuoja-asetuksen 21 artiklan tarkoittamaa oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

    10.1. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

    Rekisteröitynä sinulla on oikeus saattaa Valtiokonttorin toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi.

    Yhteystiedot:
    Tietosuojavaltuutetun toimisto
    Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
    Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
    Vaihde: 029 56 66700
    Faksi: 029 56 66735
    Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi