Yhteenveto virastoilta saapuneista kommenteista valtion yhteisten tietoalueiden määrittelyihin

Valtion yhteiset toiminnan, talouden ja suunnittelun tiedot määritellään ja kootaan Valtiokonttorin ja Palkeiden yhteiselle tietoalustalle. Tavoitteena on hyödyntää tietoja entistä tehokkaammin analysointi- ja raportointitoiminnassa ja sitä kautta valtion johtamisessa. Työtä tehdään tietoalue kerrallaan vuosien 2021 ja 2022 aikana.

Vuosien 2021 ja 2022 aikana olemme määritelleet yhdessä Valtiokonttorin, Palkeiden ja valtion yhteisten palveluntuottajien kanssa ensimmäiset tietoalustalle luovutettavat tietokokonaisuudet. Tietoalueiden määrittelyt on julkaistu Tutkihallintoa.fi-sivustolla ja ne on esitelty valtion virastoille järjestetyissä webinaareissa. Lisäksi määrittelyistä ja tilaisuuksista on viestitty Valtiokonttorin ja Palkeiden uutiskirjeissä sekä suorilla kutsuilla valtion yhteisten palveluntuottajien asiakasrekistereiden kautta.

Tilaisuuksissa käydyn keskustelun lisäksi virastot ovat jättäneet kymmenittäin kommentteja asiakaspalvelukanavamme kautta. Kommenttien kirjo on ollut laaja, yleisistä toteamuksista hyvin yksilöityihin havaintoihin ja kaikkea siltä väliltä. Kaikki annetut kommentit ovat arvokkaita ja vievät yhteistä tehtävämme eteenpäin. Kiitämme kaikkia kommenttien antajia ja alla olevan yhteenvedon lisäksi vastaamme jokaiselle yhteystietonsa jättäneelle vielä erikseen.

Virastoilta saapuneet kommentit ja niiden pohjalta tehdyt muutokset tietoalueittain

Yhteenveto jokaisen määritellyn tietoalueen kommenteista ja niiden pohjalta tehdyistä muutoksista on koottu alle. Lisäämme tälle sivulle yhteenvetoja sitä mukaa, kun uusia tietoalueita määritellään.

Olemme pyytäneet virastoja kommentoimaan erityisesti, mikäli luovutettavissa tiedoissa on turvaluokiteltua aineistoa. Valtiokonttorin ja Palkeiden lakisääteinen analysointi- ja raportointipalvelutehtävä mahdollistaa tiedonsaannin salassapitosäännösten estämättä. Poikkeuksena kuitenkaan julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 2, 5 ja 7–11 kohdan mukaisia tietoja ei luovuteta. Tiedonhallintalain 18 §:n mukaan turvallisuusluokiteltua tietoa voi olla vain edellä mainittujen julkisuuslain kohtien mukaisesti salassa pidettävät tiedot.  Tiedonsaantioikeuden mukaisia tietoja voidaan voimassa olevan Pilvipalveluiden turvallisuuden arviointikriteeristön (PiTuKri) mukaisesti käsitellä pilviympäristössä.

Valtiokonttorin ja Palkeiden analysointi- ja raportointitoiminnassa käsitellään myös henkilötietoja (lue lisää henkilötietojen käsittelystä). Pyydämme virastoja kuitenkin kiinnittämään huomiota henkilötietojen käsittelyyn kaikissa viraston prosesseissa ja varmistumaan, että henkilötietoa tallennetaan vain silloin, kun se on välttämätöntä ja tarpeellista. Jatkossa tietojärjestelmiin tallennettavaa tietoa hyödynnetään yhä laajemmin ja siksi myös virastojen on kiinnitettävä entistä enemmän huomiota tiedontuotannon prosesseihin.

On myös hyvä huomioida, ettemme julkaise mitään tietoa automaattisesti avoimena tietona.

Nyt määritellyt tietokokonaisuudet ja niihin tehdyt rajaukset koskevat jatkuvaa tiedonsiirtoa, jota tehdään kattamaan valtaosa analysointi- ja raportointitarpeista. Toimeksiantojen perusteella analysointitoiminnassa voidaan tarvittaessa hakea väliaikaisesti käyttöön laajempi tietokokonaisuus.

  • Talouden seurannan tiedot

    • Webinaarit pidettiin ma 29.3.2021 ja ti 13.4.2021.
    • Kommentointiaika päättyi 27.4.2021.

    Rahoitusvakausviraston osalta tunnistettiin aiempaa vahvemmin liitos Rahoitusvakausrahastoon. Aiemmin tekemämme päätös jättää rahastojen tiedot ensimmäisessä vaiheessa siirtämättä vaikuttaa käsittelyyn myös tämän kirjanpitoyksikön osalta. Päätettiin jättää Rahoitusvakausviraston tiedot käsiteltäviksi myöhemmissä vaiheissa.

    Palautteissa merkittävässä osassa oli maininta tai viittaus tositteen selitekenttään (Riviteksti) ja sen sisältöön. Palautteissa korostettiin, että selitetekstien osalta esiintyy tiettyjen prosessien osalta toisteisuutta, joka tuottaa kyseiseen kenttään ei toivottavia tietoja, kuten henkilöiden nimiä. Osassa palautteista korostettiin kyseisen tiedon luonnetta vapaana tekstikenttänä, jolloin selitekenttään saattaa päätyä ei toivottavaa tietoa. Analysointitoiminnan kannalta seliteteksti on merkityksellinen etenkin silloin, kun kentän käyttö noudattaa vakiintuneita prosesseja ja käyttötapoja. Kuitenkin selitekentän heterogeeninen luonne lisää tarvetta sisällön validointiin ja käsittelyyn tavoilla, jotka eivät ensimmäisessä vaiheessa ole tarkoituksenmukaisia. Saatujen palautteiden johdosta totesimme, ettei selitekentästä saatava hyöty vastaa sen tiedon käsittelyyn tarvittavaa panosta jatkuvassa tiedonsiirrossa, joten minimointiperiaatteen mukaisesti jätämme selitekentän siirtämättä. Selitekentän hyödyntämiselle voi tulla tarve myöhemmin, joten pyydämme virastoja harkitsemaan, onko henkilötietojen tallentaminen selitekenttään kaikilta osin aina välttämätöntä.

    Kiekun seurantakohdemallin mukaisesti luovutettaviin tietoihin mukaan otettujen seuko1 ja seuko2 -tietojen osalta kommentoitiin niiden käyttötapojen virastokohtaisuutta. On kiistämätöntä, että mainittuja kohteita käytetään viraston parhaaksi katsomalla tavalla, eikä niistä laajempia kokonaisuuksia tarkasteltaessa ole saatavissa yhteneväisyyttä. Jo tehtyjen virastokohtaisten analyysien kautta on kuitenkin monessa yhteydessä tunnistettu tietojen tarpeellisuus ja käyttökelpoisuus. Lisäksi valtion sisäisten palveluntuottajien osalta näiden tietojen avulla on mahdollista tunnistaa kustannusten kohdentumista tarkemmalla tasolla. Saatujen kommenttien perusteella ensimmäisessä vaiheessa tiedonsiirron kohteena olevien organisaatioiden osalta ei seuko1 ja seuko2-tietoihin liity turvaluokiteltuja tai salassa pidettäviä tietoja. Tietoja tullaan käsittelemään tietoalustalla pääsääntöisesti koodeina, nimiä seurantakohteille liitetään vain tarpeen vaatiessa. Saatujen kommenttien perusteella ei ole tunnistettu tarvetta muuttaa luovutettavien tietojen määrittelyä tältä osin.

    Toimittaja-tietojen osalta kommenteissa on viitattu usein tutkihankintoja.fi -palveluun ja siellä esitettäviin tietoihin. Valtiokonttorin ja Palkeiden lakisääteisessä analysointitoiminnassa tarvitsemien tietojen tarkkuustaso eroaa merkittävästi julkisen tutkihankintoja.fi-palvelun tiedoista. Olemme jo aiemmin tunnistaneet, että Toimittaja-kenttä saattaa sisältää henkilötietoja ja tulemme aiemmin kerrotun mukaisesti suojaamaan henkilötiedot maskauspalvelussa ennen tiedon päätymistä analyysialustalle. On huomioitava, että tapahtumatiedot sisältävät vain toimittajakoodin ja toimittajan nimi yhdistetään analyysiin vain tarvittaessa. Toimittaja-tieto on analysoinnin kannalta merkittävä. Saatujen kommenttien perusteella ei ole tunnistettu tarvetta muuttaa luovutettavien tietojen määrittelyä tältä osin.

    Asiakas-tietojen osalta kommenteissa nousi esiin huoli henkilöasiakkaista. Asiakas-tiedon osalta käsittely on vastaava kuin edellä kuvattu Toimittaja-tiedon käsittely. Ei tunnistettu tarvetta muuttaa tietojen määrittyä tältä osin.

    Saadut kommentit salassa pidettävistä tiedoista dokumentoidaan ja huomioidaan osana analyysiprosessia ja analyysin lopputulosten käsittelyä. Lopputulosten käsittely on aina tapauskohtaista. Analyysiprosessissa varmistumme aina toimeksiantajan oikeuksista saada tietoja käyttöönsä.

  • Työaikatapahtuma- ja kohdennustiedot

    • Webinaarit pidettiin ke 31.3.2021 ja ma 12.4.2021.
    • Kommentointiaika päättyi 26.4.2021.

    Työaikatapahtuma- ja kohdennustietoihin saapuneiden kommenttien perusteella on syytä vielä todeta, että näitä tietoja ei ole tarkoitus raportoida julkisesti. Tietoja käytetään osana virastoille ja ministeriöille tehtäviä analyysejä. Analyysien lopputulokset tiivistetään aina tilastolliselle tasolle. Yksittäisten henkilöiden tiedot eivät päädy julkisiksi.

    Saatujen kommenttien perusteella ei ole tunnistettu tarvetta muuttaa luovutettavien tietojen määrittelyä.

  • Tilahallinnan tiedot

    • Webinaarit pidettiin ke 31.3.2021 ja ke 14.4.2021.
    • Kommentointiaika päättyi 28.4.2021.

    Saimme vain yhden kommentin koskien tilahallinnan tietoja. Kommentissa varmistettiin yksittäisen toimintayksikön käsittelyä. Saatujen kommenttien perusteella ei ole tunnistettu tarvetta muuttaa luovutettavien tietojen määrittelyä.

  • Hanke- ja projektihallinnan tiedot

    • Webinaarit pidettiin ma 26.4.2021 ja ma 10.5.2021.
    • Kommentointiaika päättyi 24.5.2021.

    Hanke- ja projektihallinnan tietojen osalta kommenteissa painotettiin sisältöjen epäyhtenäistä käyttöä ja sitä kautta huolellisuutta tietojen tulkintaan. Hankesalkku-järjestelmän tietosisältöön ja tiedonlaatuun liittyen on tunnistettu kehittämistarpeita jo aiemmin. Nyt saadut kommentit vahvistavat näitä näkemyksiä ja ne toimivat tukena palvelun kehittämisessä. Kehittäminen etenee syksyn aikana ja Tietokiri on mukana edistämässä erityisesti tietojen yhtenäisen käytön näkökulmaa.

    Niin hanketietojen kuin kaikkien muidenkin tietoalueiden analyysissä on syytä korostaa, että käytämme parasta mahdollista asiantuntemusta tietosisällön rajauksissa sekä analyysien tulkinnoissa. Tulkinta-apua saadaan valtion yhteisiltä palveluntuottajilta ja lisäksi osallistamme analyysin toimeksiantajaa tarpeen mukaan. Tällä tavoin varmistamme laadukkaat analyysit.

    Saatujen kommenttien perusteella ei ole tunnistettu tarvetta muuttaa luovutettavien tietojen määrittelyä.

  • Henkilöstötiedot

    • Webinaarit pidettiin ke 2.6.2021 ja ti 8.6.2021.
    • Kommentointiaika päättyi 23.6.2021.

    Henkilöstötietoihin liittyen saimme runsaasti eritasoisia kommentteja virastoilta. Yleisenä huomiona todettakoon, että lakisääteisessä analysointi- ja raportointitoiminnassa käsittelemme henkilötietoja huolellisesti ja toiminnasta tehdään asianmukaiset tietosuojan vaikutustenarvioinnit, tietoturva-auditoinnit sekä riskiarvioinnit. Nämä dokumentit toimitamme virastoille pyydettäessä.

    Tutkihallintoa.fi-sivustolla julkaistavan tietosisältönavigaattorin tehtävänä on auttaa virastoja hahmottamaan mitä tietoja voidaan käsitellä lakisääteisessä analysointi- ja raportointitoiminnassa. Missään nimessä ei tule tehdä sellaista johtopäätöstä, että nämä tiedot julkaistaisiin avoimena yleisessä tietoverkossa.

    Meillä on lakisääteisessä tehtävässämme oikeus käsitellä salassapidettävää tietoa. Suojaamme suorat henkilötiedot pseudonymisoimalla ja aggregoimalla. Valtiokonttorin ja Palkeiden turvallisuusselvitetyt analyytikot saavat käyttöönsä vain sen datan, johon heillä on kulloisenkin toimeksiannon myötä käsittelyperuste.

    Saapuneissa kommenteissa on kiinnitetty huomiota tiedon käsittelyn välttämättömyyteen. Lakisääteisessä analysointi- ja raportointitoiminnassa käsittelemme tietoa vain toimeksiantojen edellyttämässä laajuudessa.

    Useampi virasto on kyseenalaistanut postinumeron tarpeellisuuden analysointi- ja raportointitoiminnassa. Postinumero saattaa yksilöidä turhankin tarkasti henkilöitä valtiotasoisessa analysointitoiminnassa. Postinumero on kuitenkin välttämätön useissa virastoille tehtävissä analyyseissa. Virastoilta saapuneiden kommenttien johdosta tulemme suojaamaan postinumerotiedot siten, että analyytikot näkevät vain paikkakuntatason. Postinumerotiedot voidaan kuitenkin hakea käyttöön, jos se on välttämätöntä yksittäisen analysointitoimeksiannon toteuttamiseksi.

    Kommenteissa nostettiin esiin avointen tekstikenttien luonne ja onkin hyvä todeta, että emme lähtökohtaisesti siirrä avoimia tekstikenttiä tietoalustalle.

    Saapuneissa kommenteissa esitettiin myös huoli pilvipalvelun hyödyntämisestä. Tiedonsaantioikeuden mukaisia tietoja voidaan voimassa olevan Pilvipalveluiden turvallisuuden arviointikriteeristön (PiTuKri) mukaisesti käsitellä pilviympäristössä. Tätä kysymystä tullaan kuitenkin arvioimaan syksyn aikana osana tietoalustan tietoturva-auditointia sekä syyskuun alussa valmistuvaa uutta tietosuojan vaikutustenarviointia.

    Virastoilta saapuneissa kommenteissa viitattiin lisäksi valtion henkilöstön informointiin. Osa organisaatioista onkin jo toteuttanut henkilöstönsä informoinnin viraston käytäntöjen mukaisesti. Jokainen valtion työntekijä voi lisäksi tutustua aiheeseen tarkemmin Kieku-portaalin etusivun kautta, minne olemme lisänneet asiaa koskevan tekstin ja linkin tietosuojaselosteeseen. Lisäksi järjestämme yhdessä valtiovarainministeriön kanssa keskustelutilaisuuden valtion henkilöstöjärjestöille 7.9.2021.

  • Työtyytyväisyystiedot

    • Webinaarit pidettiin pe 8.10.2021 ja ke 13.10.2021.
    • Kommentointiaika päättyi 27.10.2021.

    Työtyytyväisyystietoihin saapui vain yksi kommentti. Kommenttiin viitaten muistutetaan, että työtyytyväisyystiedot siirretään aina toimeksiantokohtaisesti ja tietojen tarpeellisuus arvioidaan suhteessa esitettyyn kysymykseen. Vapaita tekstikenttiä hyödynnetään erityistä harkintaa käyttäen.

    Saatujen kommenttien perusteella ei ole tunnistettu tarvetta muuttaa luovutettavien tietojen määrittelyä.

  • Matka- ja kuluhallinnan tiedot

    • Webinaarit pidettiin ma 1.11.2021 ja ke 10.11.2021.
    • Kommentointiaika päättyi 26.11.2021.

    Matka- ja kuluhallinnan tietoihin saimme yhteensä viisi kommenttia, joissa nostettiin esiin viraston poikkeavia käytänteitä ja muistutettiin huolellisen tulkinnan tarpeesta mm. matkakohteiden osalta. Lisäksi tuotiin esiin kehitysidea liittyen hiilijalanjäljen ottamisesta mukaan M2-raportointiin. Palkeet kehittää aktiivisesti M2-järjestelmää ja matkustamisen prosesseja. Lisätietoja tästä kehityksestä saat parhaiten seuraamalla Palkeiden viestintäkanavia.

    Muistutuksena voidaan myös todeta, että matkustuksen tiedot eivät ole osana Tutkihallintoa.fi -palvelua.

    Saatujen kommenttien perusteella ei ole tunnistettu tarvetta muuttaa luovutettavien tietojen määrittelyä.

  • Puhepalvelun ja videoneuvottelupalvelun tiedot

    • Webinaarit pidettiin to 9.12.2021 ja ma 13.12.2021
    • Kommentointiaika päättyi 7.1.2022.

    Emme saaneet yhtään kommenttia koskien puhepalvelun tai videoneuvottelupalvelun tietoja. Näin ollen ei ole tunnistettu tarvetta muuttaa luovutettavien tietojen määrittelyä.

  • Yhteishankintojen tiedot

    • Webinaarit pidettiin ti 11.1.2022 ja to 20.1.2022
    • Kommentointiaika päättyi 4.2.2022.

    Saimme vain yhden kommentin koskien yhteishankintojen tietoja. Kommentissa varmistettiin yksittäisen turvallisuussektorin kirjanpitoyksikön tietojen käsittelyä. Turvallisuussektorin tiedot on rajattu kokonaan nyt tehdyn määrittelyn ulkopuolelle.

    Saatujen kommenttien perusteella ei ole tunnistettu tarvetta muuttaa luovutettavien tietojen määrittelyä.

  • Osaamisen hallinnan tiedot

    • Webinaarit pidettiin ti 26.4.2022 ja ma 9.5.2022.
    • Kommentointiaika päättyi 23.5.2022.

     

  • Rekrytointitiedot

    • Webinaarit pidettiin pe 29.4.2022 ja ma 9.5.2022.
    • Kommentointiaika päättyi 23.5.2022.

    Saimme vain yhden kommentin koskien rekrytointitietoja. Kommenttiin viitaten muistutetaan, että määritellyt rekrytointitiedot ovat tilastotietoja. Näin ollen tiedot eivät sisällä yksittäisen hakijan tietoja, eikä tietoja ole tarve pseudonymisoida.

    Lisäksi muistutamme, että määriteltyjä tietoja ei ole tarkoitus raportoida julkisesti. Tietoja käytetään ainoastaan toimeksiannosta virastoille ja ministeriöille tehtävissä analyyseissä. Analyysin lopputuloksista ei pysty tunnistamaan yksittäistä henkilöä, eikä lopputuloksia lähtökohtaisesti julkaista.

    Saatujen kommenttien perusteella ei ole tunnistettu tarvetta muuttaa luovutettavien tietojen määrittelyä.

  • Handin tietosisällöt

    • Webinaarit pidettiin pe 20.5.2022 ja to 2.6.2022.
    • Kommentointiaika päättyi 17.6.2022.

    Saimme yhteensä viisi kommenttia koskien Handin tietosisältöjä.

    Useassa kommentissa oli maininta ostolaskujen rivitietojen Kuvaus-kentän sensitiivisestä luonteesta. Kommenteissa korostettiin, että kyseiseen kenttään kirjataan joissain tapauksissa henkilötietoja. Kuvaus-kenttä vastaa Kiekun Riviteksti-kenttää. Talouden seurannan tietojen osalta ko. kenttä jätettiin tiedonsiirron ulkopuolelle, koska useassa talouden seurannan tietojen kommentissa painotettiin kentän sisällön sensitiivisyyttä. Handi-tietojen osalta Kuvaus-kenttä jätetään tiedonsiirron ulkopuolelle. Analysointitoiminnan kannalta ko. kentän teksti on merkityksellinen etenkin silloin, kun kentän käyttö noudattaa vakiintuneita prosesseja ja käyttötapoja. Kentän hyödyntämiselle voi tulla tarve myöhemmin, joten pyydämme virastoja harkitsemaan, onko henkilötietojen tallentaminen Kuvaus-kenttään kaikilta osin aina välttämätöntä.

    Osalla virastoista on Lisätiedot2 -kenttä käytössä viraston oman tarpeen mukaan. Kenttään saatetaan kirjata henkilötietoja. Kentän sensitiivisyyden ja heterogeenisen luonteen takia Lisätiedot2 -kenttä jätetään tiedonsiirron ulkopuolelle.

    Muistutamme, että Muistio-moduulin tietoja, Handiin tallennettuja liitteitä tai dokumenttien kuvia ei siirretä.

    Lisäksi muistutamme, että määriteltyjä tietoja ei ole tarkoitus raportoida julkisesti. Tietoja käytetään toimeksiannosta virastoille ja ministeriöille tehtävissä analyyseissä. Ainoastaan toimeksiannon toteuttamiseen tarvittavat välttämättömät tiedot siirretään alustalle analyysiä varten. Toimeksiantajalle jaettavista analyysin lopputuloksista ei pysty tunnistamaan yksittäistä henkilöä, eikä lopputuloksia lähtökohtaisesti julkaista.

  • Koulutustiedot

    • Webinaarit pidetään ti 20.9.2022 ja ti 4.10.2022.
    • Kommentointiaika päättyy 18.10.2022.

  • TOP-toiminnanohjausjärjestelmän tiedot

    • Webinaarit pidetään ma 3.10.2022 ja pe 14.10.2022.
    • Kommentointiaika päättyy 28.10.2022.

  • Kilpailutustiedot

    • Webinaarit pidetään ma 24.10.2022 ja ke 2.11.2022
    • Kommentointiaika päättyy 24.11.2022.